こんにちは、二人三脚のホームページ制作会社、ニゴロデザインの高橋です。
会社のホームページの更新って、どなたがやっていますか？
個人事業主さんや少人数ビジネスの方であれば、代表者の方が自らやることが多いと思いますが、何人か従業員さんがいる事業所であれば、スタッフの誰かが担当になるのではないでしょうか。
スタッフが上司の命令でホームページ更新係になったときに、問題になりやすい点と、その解決法を紹介します。
ホームページ更新できないあるある
ホームページ更新を任されやすい人は、次のような人です。
- デスクワークをしている人
- パソコンが得意そうな人
- 社内で仕事をする人
上司「○○さん、いつもパソコン操作してるから、更新できるよね？」
○○さん「・・・はい、そうですね、できるかもしれません」
こんな感じで担当が決まります。
しかし、いざホームページを公開して、しばらく経ってみると、新しい情報が増えません。
当然といえば当然なんです。
もともと、更新を任された○○さんには、勤務時間にやるべき仕事がたくさんあったわけなので、その中にホームページ更新作業をする時間は、もともと存在していなかったんです。
パソコンで文章入力≠ホームページ更新
ホームページ更新は、ホームページに新しい情報を追加する作業です。パソコンで操作するので、ワードやエクセルでビジネス資料を作ることと同じように考えてしまいます。
しかし、更新作業のほとんどは、頭の中で考える時間に費やされます。頭の中で内容がまとまらない限り、ホームページの更新ができません。
「ホームページの更新内容を考えていたら１時間経ってしまった・・・。でも、何も出来ていない」
こんな状況もよくあることです。
他の作業を１時間とめてホームページ更新をしようとしたら、１時間経って何もできていないというのは、時間を無駄にしていると上司や周りに思われてしまうかもしれません。
そこで、
「まあ、ホームページ更新よりも優先度の高い作業があるし、今は考える時間もないし、更新するネタがまとまったらやろう」
となってしまうのです。
ホームページを上手に使って情報発信すると、とても威力を持つメディアです。更新しないで放っておくのはもったいないですし、ホームページでの情報発信をしっかりやっている競合と差が開きます。
うまく解決する方法を紹介します。
頭と手を分離させる
考えることに時間がかかるのなら、考えることを切り離すことです。
ホームページ更新担当者は「載せることだけ」を担当してもらうことにして、更新内容を考えるのは、他のスタッフが各自行うことです。
そして、ホームページ更新担当者にホームページの更新をお願いするときに、写真と文章をまとめてからUSBメモリやメールで一式を渡してください。文章はワード、写真はJPGでそのまま渡してください。
もともと、デスクワークが得意な担当者ですから、サクっと載せてくれます。
「写真だけを渡して、文章は適当に考えておいて・・・」というのはＮＧです。
考えることが、更新で一番大変なことだからです。
このあたりのバランスを上司やリーダーが気を配っているところは、ホームページがほったらかしにならないようです。
パソコンが得意な人にだけ負担がかからないようにして、上手に情報発信していきましょう。
