業務効率化は従業員スタッフから自発的に発生するのか？

こんにちは、二人三脚のホームページ制作会社、ニゴロデザインの高橋です。

仕事をしていて、やり方や進め方を改善したいな～と思う場面が２つあります。

ひとつは、問題が発生しそうなときや、実際に問題が発生したとき。

もうひとつは、この作業をもっと速く終わらせたいな？と思うときです。

エクセルで入力する作業の例

たとえば、なにか大量の情報（1000個の商品情報など）をエクセルに入力して、それをホームページに掲載する必要があるとします。

何も考えないで普通に作業すると、一つ一つの情報をホームページに手作業で載せる…という方法がとられます。

時間さえかければ、確実に終わらせることができますが、

人間なので入力ミスがあること
数の分だけ時間がかかること

という、手作業によるデメリットがあります。

ミスをすれば大きな問題につながる可能性がありますし、100個やるのに100分かかり1000個やるのに1000分かかるのでは、かしこいやり方とは言えません。

これを簡単に解決する方法として、コンピューターに任せる（自動化させる）という手があります。

エクセルでマクロを使ってもいいですし、CSVという形式で保存して、文字の変換をかけてもいいです。

でも、ちょっとだけ敷居が高くなります。マクロを調べたり、操作や仕組みを憶えるのが面倒だったりします。

周りで、手作業で単純作業をやっている人をみかけたとき、

「こういう方法を使うと、もっと効率よくできますよ」

と、別の方法を紹介したりすることがあります。

「おお、なるほど」

と返事をされますが、やっている方自身は、別にそこまでやる必要性を感じてなさそうです。余計なお世話なのかもしれません。

自分が経営者目線なのでそう思うだけなのか、効率化ってなんだろう…と考えてみました。

業務効率化によって得られるメリットは、

『時間あたりの売上アップ』

です。

そして、それが待遇に明確に反映されなければ、従業員側からの自発的な業務効率化は、強く期待するものではない、と思っています。

従業員スタッフが「会社が好きだから」とか「残業はいやだから」いう理由で、業務効率化の提案をしてくれることは、会社にとってありがたいことです。

でも、その従業員の考え方によるところが大きく、効率化のアイディアが自動的に出るような仕組みではありません。

もしかしたら、

「今までのやり方で良かったのに、また別のやり方を覚えなくてはいけなくなった」

とか、

「残業代を期待して仕事しているのに、残業がなくなった」

と思う別の従業員スタッフが出てくるかもしれません。

経営者側と従業員それぞれの考えは、なかなか一致しないような気がします。

「効率化」をするべきメリット

業務効率化をすることで、ゆとりの時間を生み出すことができるわけですが、その生み出された時間を何に使えるか？というと、

経営者目線で見れば、

出来上がりの質を上げる
仕事の量を増やす
新しいサービス・商品の研究開発

この三つに使うのが有効ですよね。

単価アップ、売上アップ、将来につながるという、強力なメリットがあります。

経営者は特に２の「仕事の量を増やす」について考えることが多いかもしれませんね。半分の時間で済めば、倍の仕事が出来るわけですので。

経営者にとっては、すごい魅力です。

では、従業員目線で見た場合はどうでしょうか？

一つ、こっそりとしたメリットがあります。それは、

ペースを落としてのんびり仕事する

ということです。

会社は利益を出す必要があるので、「のんびりする」なんてことは、基本的にあり得ないわけですが、従業員さんにとってはメリットです。

少ない労力で同じ賃金をもらえるわけですので。

１時間かかっていた作業を30分で片付けられるようにすれば、余った30分は落ち着いた気分でお茶やコーヒーでも飲みながら過ごすことができます。

手抜きに見えるかもしれませんが、求められている結果を満たしているのなら、それは手抜きではありません。

会社にだまっていれば誰も気づかないと思いますし、手を休めてもいい時間を会社で過ごしてみると、ちょっと周りの景色が変わって見えるかもしれません。

効率化で生まれた時間は強力な武器です